ÁP DỤNG 5S TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KTKSTEEL

ÁP DỤNG 5S TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

1. I.                  Mục đích chính của việc đưa 5S vào chương trình quản lý:

5S là một phương pháp quản lý nhà nhằm mục đích cải tiến môi trường làm việc, một chương trình hoạt động thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn vị hành chính. 5S là một phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng lại rất hiệu quả trong thực tế.

Từ văn phòng, nhà kho cho đến công trường xây dựng, hay nhà xưởng công nghiệp hoặc nông nghiệp. Nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ. Không có hoạt động 5S thì không thể bàn đến việc quản lý và cải tiến. 5S ngăn chặn sự xuống cấp của nhà xưởng, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn. Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót. Các thiết bị sản xuất hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn. Chính vì vậy, công ty Cổ phần Tập đoàn Kim Lộc Phát đã áp dụng 5S vào trong công ty mình.

Ngày nay, khái niệm Chất lượng và Quản lý Chất lượng không còn xa lạ với các doanh nghiệp Việt Nam. Muốn nâng cao khả năng cạnh trên thị trường, mỗi doanh nghiệp phải chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cách thức quản lý. Tuy nhiên dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh nào, đầu tư loại thiết bị máy móc hay công nghệ nào đi nữa, con người cũng vẫn là yếu tố quyết định đem lại thành công cho doanh nghiệp.

Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thực hành 5S đã được áp dụng tại Nhật bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng. 5S tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi và giúp cho tổ chức/doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho khách hàng.

1. Khái niệm 5S:

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn

1.1. Sàng lọc(SERI):

Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc

Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho những trường hợp dự phòng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào những dụng cụ, thiết bị và vật liệu cần thiết giữ lại.

1.2. Sắp xếp(SEITON):

Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng.

Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng. Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một cách rõ ràng, đễ mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian.

1.3. Sạch sẽ(SEISO):

Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc.

Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc. Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ và thích hợp. Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người trong tổ chức, và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện.

1.4. Săn sóc(SEIKETSU):

Là liên tục duy trì, cải tiến nơi làm việc bằng: Seri, Seiton và Seiso.

Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết. Xác lập một hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc. Tạo môi trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ.

1.5. Sẵn sàng(SHITSUKE):

Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc.

Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc. Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyết chích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt. Kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơn vị.

2. Nguyên nhân công ty thực hiện 5S:

Tại sao phải thực hiện? 

Khi công ty mới đi vào hoạt động thì việc bố trí các tài liệu, hồ sơ giấy tờ chưa logic, hầu như giữ lại tất cả mọi thứ cần thiết và không cần thiết. Kết quả là có trong tay cả kho những thứ không sử dụng được.Tại sao không sử dụng được?

* Thứ nhất là không ngăn nắp: Vì quá nhiều vật dụng cất giữ lộn xộn, không biết mình đang có cái gì, khi cần tìm không biết đâu mà tìm, và vẫn phải đi mua dù đang có sẵn. Như vậy, vừa tốn phí bảo quản, vừa không có tác dụng.

* Thứ hai là không chọn lọc, chuẩn bị: Giữ lại cả thứ sử dụng được và không sử dụng được, thứ sử dụng được thì không sẵn sàng sử dụng, cất giữ lộn xộn làm mất thời gian tìm kiếm.

– Môi trường làm việc bề bộn, không vệ sinh tạo thành thói quen, không ai quan tâm, chỉ làm khi có đoàn kiểm tra.

– Có tổ chức tốt mới sản xuất ra được những sản phẩm tốt và ổn định, với tình hình hiện nay, muốn tồn tại thì phải thực hiện

3. Lợi ích của 5S trong công ty:

3.1 Lý do mà công ty cổ phần KTK Steel tham gia thực hiện 5S:

5S là quá trình liên tục, lâu dài nên không thể nói là “thực hiện xong” nhưng qua quá trình thực hiện, doanh nghiệp sẽ thu được một số kết quả như sau:

– 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi qui mô doanh nghiệp
– 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ.
– Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.
– Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc.

– Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp.

– Tăng cường phát huy sáng kiến.

– Nâng cao ý thức kỹ luật trong cơ quan.

– Xây dựng hình ảnh tổ chức/ doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong kinh doanh.

– Những vật dụng thừa được loại bỏ.
– Mặt bằng kho bãi được hợp lý hoá, giải quyết được nhu cầu xuất nhập.
– Nhân viên có ý thức khi thực hiện công việc.

– Tạo được vệ sinh, ngăn nắp tại nơi làm việc, tiết kiệm thời gian trước kia phải tìm kiếm, chất lượng công việc tăng.
Tuy nhiên một số vấn đề các công ty thường gặp cần phải khắc phục:

– Có rất nhiều những thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn gàng
– Di chuyển các đồ vật mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hoạt động khác, không có dấu hiệu nhận biết rõ ràng các khu vực làm việc
– Lãng phí thời gian, công sức trong phần lớn các công việc
– Tồn tại nhiều sai sót trong công việc
– Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng luôn chậm trễ và phải làm ngoài giờ nhiều
– Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ
– Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ không, tỷ lệ máy móc không hoạt động cao
– Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởng sức khoẻ người lao động
– Nơi làm việc không an toàn dẫn đến nhiều tai nạn, sự cố xảy ra
– Những nơi công cộng (phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh …) không sạch sẽ
– Tinh thần làm việc của công nhân kém
– Người lao động không tự hào về công ty và công việc của mình

3.2 Mục tiêu chính của chương trình 5S:

– Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc.

– Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người

– Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý  thông qua các hoạt động thực tế.

– Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.

3.3 Bốn yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S:

a.  Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện

b.  Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S

c.  Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người

d.  Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý.

4. Các bước áp dụng cụ thể 5S vào trong công ty:

II. QUI ĐỊNH SẮP XẾP – S2

STT	Nội dung	Cách thức sắp xếp	Ghi chú
1	Sơ đồ vị trí khu vực làm việc của nhân viên, sếp, khu vực lối đi chung	Lập sơ đồ phân bổ vị trí làm việc cho các thành viên trong tổ Đào tạoPhân bổ vị trí của một số nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu, VPP phục vụ cho công tác đào tạo…
2	Qui định sắp xếp dữ liệu trên máy tính	Qui định loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ cá nhân (ổ H) và loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ chung Sắp xếp theo dạng cây thư mục, tên các folder thể hiện được nội dung bên trong.
3	Qui định sắp xếp hồ sơ tài liệu : đang giải quyết, chưa giải quyết, đã giải quyết, lưu trữ	Bàn làm việc cá nhân phải sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng.Vật dụng sử dụng hàng ngày trên bàn làm việc  phải để đúng nơi qui định sau mỗi chiều tan ca. 1.Đang giải quyết: Sắp xếp thứ tự dựa theo tính chất quan trọng của công việc hoặc thời gian Có dán nhãn trên hồ sơ “Đang giái quyết” Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm. 2. Chưa qiải quyết: Sắp xếp trình tự  dựa theo tính chất quan trọng của công việc hoặc thời gian Có dán nhãn trên hồ sơ “Chưa giái quyết” Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm. 3. Đã giải quyết: Lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo thứ tự thời gian. Phân loại rõ ràng dễ nhận biết: theo từng khóa học, theo thời gian và theo từng đơn vị hợp tác
4	Qui định sắp xếp hồ sơ tài liệu : lưu trữ dài hạn, băng dĩa, hình ảnh dự liệu và tài liệu tham khảo	– Sử dụng chung một dạng biểu mẫu dán ngoài hồ sơ do P.Nhân Sự thíêt kế – Sắp xếp rõ ràng theo đúng tên tài liệu ,hồ sơ, có dán nhãn nhận biết bên ngoài và mục lục bên trong từng File để dễ tìm – Các loại dự liệu, tài liệu tham khảo cùa các Trường, Trung tâm  được sắp xếp và  phân loại rõ ràng theo từng đơn vị.
5	Qui định sắp xếp lưu giữ và sử dụng VPP	Các loại văn phòng phẩm sử dụng trên bàn làm việc phải: cần thiết cho công việc, để ngăn nắp, thận tiện, dễ lấy
6	Lưu hồ sơ, giấy tờ	Qui định thời gian lưu: theo S1 Vị trí lưu: phân bổ 1 số tủ lưu trữ theo từng nhóm chức năng Sơ đồ lưu trữ/Dán nhãn nhận biết: Theo một dạng biểu mẫu của phòng( theo nhóm, theo màu )